تعد الملفات والمستمسكات العناصر المهمة التي لا يمكن الإستغناء عنها في مشاركة المعلومات داخل المؤسسة. من جهة اخرى فأن حركة الملفات المتكاثفة يوماً بعد يوم والتي تسبب في صعوبة وإستحالة إدارة المعلومات المتراكمة تصحب معها المشاكل المدرجة طياً في وسط عمل مكتبي؛
نسبة الأخطاء الناجمة عن قوة عمل الإنسان الدوران الثقيل للاوراق
فقدان و حتى عدم معرفة وجود الملفات او الأوراق المرادة بسبب عدم حفظ السجلات بصورة نظامية
زيادة الحاجة الى الاماكن الكبيرة لحفظ الارشيف
الخلل الأمنية والحماية الناجمة من الأشخاص/الاوساط
خلل النفاذية والتنقيحية
التكاليف الباهضة المصروفة للأوراق، تضييع الوقت والقوة العملية.
الذكـــاء فوائد (تسهيلات) نظام إدارة الملفات الألكترونية
أرشفة سريعة ومنتظمة بفضل الأصناف وشجرة الترتيب
معايرة عملية تعريف الملفات، تسريع عملية الوصول إليها
إمكانية تصنيف صلاحيات المستخدمين حسب تعريف الأدوار
توفير الأمن لعملية الوصول الى الملفات والمستمسكات بفضل خاصية تعريف الصلاحية للأصناف
إمكانية خلق عملية دوران الملفات لغرض التدقيق والعمل والدراسة والحصول على معلومة والموافقة بفضل خاصية تعريف تدفق وسياق العمل
توفير الأمن وإمكانية المراقبة بفضل خاصية تعريف تواريخ نفاذية وإلغاء عملية التنقيح
إمكانية مراقبة وتوزيع الملفات في وسط ألكتروني بصورة منتظمة
تحميل / إيداع الملفات بصورة جماعية
عرض الصور والتقييم والرسوم بصيغة BOM و ثلاثية الإبعاد بفضل نظام الأرشفة المدعومة بصيغة XVL و DWF.
سجلات الوثائق – المراسلات الداخلية والمستمسكات الواردة – الصادرة
التكامل او الإندماج مع البريد الألكتروني
التكامل او الإندماج مع فاكس
التكامل مع ميكروسوفت أوفيس
دعم المسح الضوئي
إدارة التحويل المتقدمة
دعم سياق العمل
مشروع البند (تنظيم اللوائح) و إنتاج الوثائق الألكترونية
دعم التوقيع الألكتروني
تحويل وثائق بصيغة PDF
دعم المدير
نظام ترتيب السجلات وإدارة الملفات
دمج الملفات الخاصة بإدارة الجودة الموجودة في المؤسسة مع النظام
إنشاء خطط التأكد من الإصدار، المصادقة – التدقيق والتوزيع
نقل الإستمارات الى الاوساط الألكترونية وتعيين الأجراءات
إنشاء ونشر التقارير الإحصائية بفضل وسائل إعداد التقارير.
وحدة التقويـــم
متابعة كافة انواع الأنشطة
إرسال بطاقات الدعوة
خيارات التذكير
حجز الموارد
إمكانية الإداريين على متابعة خطط العمل والأعباء العملية المحملة على الموظفين.
